Pienpanimolle ns. toiminnanohjausjärjestelmä

UPDATE 3.5.2015: Toiminta kasvaa ja kehittyy, näin pitää tapahtua myös toiminnanohjauspuolella. Kasailemme tällä hetkellä SprintIt:in kanssa hiukan kokonaisvaltaisempaa toiminnanohjausta. Myyjän aloitettua CRM pitäisi löytyä, samoin varastonhallinta muillekkin tuotteille kuin oluille, pitää löytyä tarroja laatikoihin, lähteviin lavoihin jne…
Ko. panimon toiminnanohjauksesta, ERP:stä  lisää SPRINTIT:in Blogissa 

OG blogikirjoitus:

Kuulostaa ehkä aluksi turhalta, mutta kun hiukan asiaa mietittiin, niin järjestelmän hyödyt olisivat alusta lähtien avuksi. Jutun alkupää sijoittuu viime syksyyn, kun olimme saaneet rahoituksen kuntoon ja avasimme tiliä pankkiin. Tilinavauksen yhteydessä pankinjohtajan kanssa keskustellessa asia tuli esiin. Menimme Juhan kanssa kahdestaan Tiksin kahvilaan miettimään, että mitä meidän toiminnanohjausjärjestelmästä pitäisi löytyä.

Olennainen osa olisi tietenkin tieto siitä, mitä ja kuinka paljon varastossa on myytävää tai valmistuvaa tuotetta. Kun myynti tapahtuu muualla kuin panimolla, olisi hyvä päästä tarkistamaan viimeisin varasto- ja tuotantosaldo mistä vain. Tämähän voisi toimia muistinkin varassa. Toisaalta ainakin allekirjoittaneella tuntuu olevan muistia vain rajallinen määrä =) Parempi siis koettaa saada systeemi käyttöön heti alusta lähtien. Tarvittaessa sitä voi viilata matkan varrella.

Periaate yleensä ottaen olisi saada mahdollisimman hyvin tieto ns. ”pilveen”, jotta se olisi koko ajan käytettävissä ja aina ajan tasalla. Olin koulussa nähnyt muutaman yrittäjän presen, jossa heillä oli koko toiminta johtoryhmän, henkilökunnan ja tiimien välisen informaation, päätöksen teon, projektien hallinnan osalta hoidettu Googlen ilmaisten työkalujen avulla. Siitä se sitten lähti. Juha lupasi tsiigata asiaa ja katsastaa onnistuisiko taulukkolaskennan ja kalenterien avulla saada toimiva systeemi kokonaan pilveen.

Kahvilassa istuessamme juhlistettiin sekä tilin avausta että kirjattiin lapulle mitä toimintoja systeemistä pitäisi löytyä. Alla mainittuna ko. lista ja pienet selitykset miksi moista voisi tarvita:

  • tankkien käyttökalenteri: kypsytystankkien määrä on niin pieni, että on olennaista pystyä esim. ”varaamaan” etukäteen joku tankki vaikka tietyn ravintolan oluen valmistumiselle jo puoli vuotta ennen valmistamista. Näin ei tule päällekkäisyyksiä ja vältytään ikäviltä ongelmilta sen suhteen.
  • varastosaldot:  reaaliaikaisesti voi nähdä mitä olutta on varastossa tankissa, kegissä ja pullossa.
  • tuotanto: mitä missäkin tankissa on tulossa, milloin (noin) on valmista ja tietenkin eränumero, til-%, päiväys yms. tieto mikä seuraa olutta alusta loppuun asti.
  • tilatut: onko osa varastossa olevista jo tilattu ja odottaa toimitusta
  • toimitetut: pois listoilta ja muistutus laskuttamisesta
  • kegien seuranta: missä omat kegit luuraa ja kauanko ne ovat tien päällä olleet.
  • tuotannon tekijät: löytyykö pulloja, maltaita, etikettejä yms. sälää tarpeeksi tuotannossa oleviin oluisiin vai pitääkö niitä tilata.
  • asiakkaat: toimitukset, laskutus, eräpäivät.
  • muistutussysteemit
  • ja ehkäpä paljon muutakin, mikä nyt ei tullut mieleen…

Nämä saatiin siis kahvilassa listattua ja Juha sanoi tsekkaavansa googlen systeemit, joihin hän siis ei ollut aiemmin perehtynyt.

Yllätykseni oli suuri, kun Juha parin päivän päästä soitti ja sanoi, että mailissa olisi kutsu panimon ERP-järjestelmää testaamaan. Haha, itse luulin tämän olevan pitkäkin projekti, mutta menihän siihen muutama tunti kuitenkin. Kyse siis ihan perustaulukoista, jotka on linkitetty toisiinsa ja kalenteriin.

Seuraavaksi tätä testattiin ihan kokeilemalla ja selvitettiin mahdollisuudet linkityksien laajentamiseen ja muistutusten selkeyttämiseksi… Kuinka saamme tiedon, milloin pitää viimeistään tilata etiketit, pullot yms. Onko kegeistä tiukkaa ja kenelle ne ovat jääneet notkumaan liian pitkäksi aikaa (lähinnä varmasti sen takia ettemme ole muistaneet itse niitä pois hakea). Onko tilattu toimitus tarkoitus viedä itse vai lähettää ja milloin?

Käytännössä meillä on siis jo nyt käytössä hyvin alkeellinen, joskin helposti laajennettava systeemi, jonka avulla pääsemme käsiksi kaikkeen ajantasaiseen tietoon, mistä vain missä pääsee nettiin. Samaan systeemiin voidaan saada myös sisäinen tiedotus, koska saitit ja ryhmät on siellä helppoa luoda, jakaa ja pitää yllä.

Nyt, muutama kuukausi ERP:in ensimmäisen version rakentamisen jälkeen, kun lupahakemukset on tehty ja lähetetty, saatiin niistä lisää asioita, jotka pitää saada eriteltyä kyseisestä järjestelmästä. Käytännössä työ systeemin eteen jatkuu, mutta uskomme, että kaikki tarvittavat listaukset ja raportit on mahdollista saada tuolta ulos, kunhan hiukan tarkennamme taulukoita. Se, että kelpaako nämä viranomaisille, jää nähtäväksi.

This entry was posted in Panimo and tagged , . Bookmark the permalink.

Comments are closed.